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Für die Chefs mittelständischer Unternehmen wird es im digitalen Zeitalter immer schwieriger, vertrauliche Akten unter Verschluss zu halten, ohne sich von den IT-Spezialisten in der Firma abhängig zu machen. Abhilfe schafft ein digitaler Chef-Tresor.
Der in alten Zeiten übliche Chef-Tresor nützt heutzutage nichts, weil die Unterlagen durchweg digital vorliegen und daher nicht einfach weggesperrt werden können. Viele Chefs gerade im Mittelstand tun sich sehr schwer mit blindem Vertrauen in den IT-Administrator, einen Auszubildenden oder eine externe Dienstleistungsfirma, die unbegrenzt alle Daten auf dem Firmenserver einsehen können. Dieses Dilemma löst TeamDrive mit einem digitalen Tresor nur für den Chef, der völlig losgelöst von der IT-Abteilung im Unternehmen funktioniert.
Voraussetzung ist ein eigener Chef-Laptop. Auf diesem wird ein hochsicherer Datenraum installiert, auf den wirklich nur der Besitzer des Rechners zugreifen kann. Die darin gespeicherten Dateien werden automatisch verschlüsselt und in eine deutsche Hochsicherheitscloud übertragen. Der Chef kann dadurch nicht nur vom Bürorechner aus auf seine Tresordaten zugreifen, sondern auch zu Hause oder unterwegs, sogar über ein Tablet oder Smartphone.
Die Kurzanleitung: Downloaden unter www.teamdrive.com/download (keine Kreditkarte nötig), auf „Installieren“ klicken und eine Minute abwarten. Kurz darauf erscheint ein neuer Ordner mit der Bezeichnung „TeamDrive“; alle Dateien, die dort hineingezogen werden, sieht nur der Chef, nicht die IT-Abteilung. Ein automatisches Backup in die Cloud verhindert den Verlust der Daten. Der Laptop sollte mit einem nicht zu erratenden Passwort versehen sein, um ihn vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Die vertraulichen Daten sind im digitalen Chef-Tresor dank Hochsicherheitstechnik nicht nur vor internen Blicken geschützt, sondern auch vor externen Angreifern. TeamDrive genügt nämlich den Sicherheitsanforderungen für Berufsgeheimnisträger wie Anwälten, Richtern, Ärzten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern, was als die höchste Sicherheitsstufe in Deutschland gilt. „Bei TeamDrive sind die digitalen Unterlagen sicherer als in jeder Firmen-IT aufgehoben, weil kein IT-Administrator herankommt, auch nicht unserer“, versichert Geschäftsführer Detlef Schmuck.
Das hohe Sicherheitsniveau ergibt sich durch eine lückenlose Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in Kombination mit einer Zero-Knowledge-Architektur. Auf Deutsch: Alle Daten sind sowohl auf dem Laptop als auch im Datentresor verschlüsselt, und ausschließlich der Chef besitzt den Schlüssel dazu. Das Unternehmen TeamDrive behält keine Ersatz- oder Generalschlüssel bei sich („Zero-Knowledge“ bedeutet, dass auch TeamDrive selbst nicht an Kundendaten herankommt). Sogar auf eine richterliche Anordnung hin könnte TeamDrive den Behörden keinen Zugang zum Chef-Tresor gewähren. „Einen Schlüssel, den wir nicht haben, können wir nicht herausgeben“, stellt Detlef Schmuck klar. Der Schutz vor Hackerangriffen ist gleichermaßen gewährleistet: „Ein nicht vorhandener Schlüssel kann auch nicht von Cyberkriminellen entwendet werden“, sagt TeamDrive-Geschäftsführer Detlef Schmuck.
Der Datenabgleich zwischen Chef-Laptop und Datentresor erfolgt automatisch. Selbst wenn der Laptop entwendet, von Hackern angegriffen oder funktionsuntüchtig wird, bleiben die vertraulichen Unterlagen weiterhin sicher im Tresor gespeichert. Zur weiteren Sicherheit trägt der Zwei-Faktor-Zugriffsschutz bei. Bei jedem Versuch, den Digitaltresor zu öffnen, erhält der Chef eine Nachricht auf seinem Smartphone: Nur bei ausdrücklicher Zustimmung am Chef-Phone wird der vertrauliche Datenraum aufgemacht.
Ebenfalls wichtig: TeamDrive erfüllt alle in Deutschland geltenden gesetzlichen Anforderungen gemäß DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Das bedeutet, dass sowohl vertrauliche personenbezogene Daten etwa zur Lohn- und Gehaltsabrechnung als auch Betriebsgeheimnisse wie beispielsweise Kalkulationen oder Verträge rechtskonform im Tresor abgelegt werden können. Zur Sicherheit trägt bei, dass TeamDrive trotz des anglisierten Firmennamens vollständig in deutscher Hand liegt und auch alle Kundendaten im Rechtsraum der Bundesrepublik Deutschland verbleiben.
Bei Bedarf kann der Chef den Datentresor oder Teile davon mit Personen seines Vertrauens wie Anwalt, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Unternehmensberater teilen. Hierzu erhalten diese Zugang zu ausgewählten im Tresor abgelegten Dateien, wobei der Chef festlegen kann, wer diese nur lesen und wer sie auch verändern darf. In jedem Fall werden alle Zugriffe lückenlos protokolliert, so dass sich im Nachhinein genau nachverfolgen lässt, wer wann welche Dateien „angefasst“ hat.
Wird das Vertrauensverhältnis beendet, kann der Chef einzelnen oder allen Personen jederzeit von seinem Laptop aus sämtliche Zugriffsrechte entziehen. „Alle diese Vorgänge lassen sich mit wenigen Klicks steuern, ohne die Hilfe anderer Personen aus der Firma in Anspruch nehmen zu müssen“, stellt TeamDrive-Chef Detlef Schmuck klar. Er fügt hinzu: „Die Kosten für den hochsicheren digitalen Chef-Tresor sind mit 70 Euro pro Jahr selbst für kleinere Mittelständler tragbar.“
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